Zarządzanie należnościami to jeden z kluczowych obszarów działalności firmy, odpowiedzialny za płynność finansową czyli zdolność do terminowego regulowania bieżących zobowiązań wobec dostawców, skarbu państwa i pracowników.

W firmach o funkcjonalnej strukturze zarządzanie należnościami i czynności związane z realizacją jego poszczególnych elementów są rozproszone w różnych działach:

  • dział sprzedaży odpowiada za negocjacje warunków i sprzedaż,
  • dział księgowości ewidencjonuje sprzedaż,
  • dział windykacji monitoruje i egzekwuje należności.

To rozproszenie oraz fakt, że każdy z działów ma swoje cele biznesowe sprawia, że zarządzanie należnościami nie jest właściwie realizowane. Szczególnie niebezpieczny dla firmy jest konflikt interesów na linii sprzedaż-windykacja. Cele tych działów są sprzeczne: sprzedaż chce jak najwięcej sprzedawać, ponieważ z tego jest rozliczana. Maksymalizacja sprzedaży to wzrost poziomu należności i kosztów windykacji.

Celem windykacji jest skuteczne odzyskiwanie należności i zabezpieczenie interesów firmy. Efektem działań windykacji może być wstrzymanie dostaw do nierzetelnego klienta, a to może się wiązać z pogorszeniem relacji. Nierzetelny klient zmienia dostawcę, dział sprzedaży traci klienta, a winą za to obarcza nadgorliwy dział windykacji. Proza życia.

Tak wygląda zarządzanie należnościami w firmach o strukturze funkcjonalnej, gdzie często dochodzi do głosu tzw. prawo autonomizacji celów: każdy dział realizuje własne, autonomiczne cele biznesowe, często sprzeczne z interesem firmy jako całości.

Ze względu na to, że zarządzanie należnościami odbywa się na styku kompetencji kilku różnych działów, powinno być postrzegane w kategorii procesu – logicznej sekwencji czynności, które mają przynieść oczekiwany efekt przy wykorzystaniu istniejących zasobów.

A gdzie proces tam i zarządzanie procesowe. W potocznym rozumieniu zarządzanie procesowe kojarzy się z produkcją, automatyzacją, korporacją o rozbudowanych strukturach. Paradoksalnie to właśnie małe i średnie firmy, o niewielkich zasobach i płaskiej strukturze, mogą odnieść duże korzyści biznesowe z zastosowania zarządzania procesowego.

Dlaczego? Ponieważ to właśnie one powinny dążyć do zwiększania wydajności swojej pracy, do lepszego wykorzystania ograniczonych zasobów. Z badania „Audyt windykacyjny” przeprowadzonego przez Instytut Badawczy Keralla Research dla firmy Kaczmarski Inkasso wynika, że w 47,7% małych i średnich firm za monitoring i windykację należności odpowiada dział księgowości, w 41,4% właściciel firmy, a zaledwie 1% firm posiada wewnętrzny dział windykacji.

To pokazuje, że proces zarządzania należnościami, chociaż kluczowy dla firmy, jest oddelegowywany do działów i osób, na których spoczywają już inne obowiązki, równie ważne z punktu widzenia działalności firmy. Podejście procesowe do zarządzania należnościami wprowadza nową jakość do działalności firmy, jednak wymaga odpowiedniej perspektywy i narzędzi.

Kluczowe jest zrozumienie istoty zarządzania procesowego i spojrzenie na firmę jako całość. To samo dotyczy zarządzania należnościami – należy na nie patrzeć całościowo: od momentu podjęcia decyzji o sprzedaży towaru lub usługi, przez wystawienie faktury, po odzyskanie należności od klienta.

To pozwoli dostrzec zależności funkcjonalne pomiędzy poszczególnymi działami, przepływ pracy i zasobów. A najważniejsze to dostrzeżenie nadrzędnego interesu firmy, który z punktu widzenia zarządzania należnościami możemy określić jako utrzymanie korzystnej relacji między przyrostem wartości sprzedaży a kosztami utrzymania należności.

Dopiero wtedy firma jest w stanie udoskonalić ten proces, zautomatyzować proste czynności, skrócić ścieżkę decyzyjną, zapewnić łatwy dostęp do danych, a nawet przydzielić obowiązki poszczególnym pracownikom. Do realizacji tych działań potrzebne są odpowiednie narzędzia informatyczne, takie jak aplikacja Finansea, która stosuje podejście procesowe w zarządzaniu należnościami.

Proces zarządzania należnościami jest w niej traktowany jako płynny przepływ pracy pomiędzy poszczególnymi działami firmy. Definiowanie procedur i całego procesu pozwala na dostosowanie aplikacji do wymagań firmy, do jej zasobów i struktury. Dzięki temu nawet małe i średnie firmy mogą zarządzać należnościami procesowo, bez sporów kompetencyjnych i kosztownych systemów informatycznych.