Kryzys wywołany pandemią zastał wiele firm z ręką w Excelu.

Dosłownie.

Zarządzanie magazynem? Excel.

Baza klientów? Excel.

Sprzedaż, marketing, logistyka? Excel.

Nie ma chyba obszaru działalności firmy, którego nie da się prowadzić z poziomu pliku Excela.

Do czasu.

Przymusowa izolacja wywołana pandemią na zawsze zmieniła sposób, w jaki wykonujemy swoją pracę. Nikogo już nie trzeba przekonywać do tego, że technologia i narzędzia informatyczne są potrzebne, w każdej, najmniejszej nawet firmie. Ostatnie tygodnie przyniosły ogromne, wymuszone sytuacją, przyspieszenie w firmach. 

To nie zawsze są spektakularne wdrożenia warte dziesiątki tysięcy złotych.

Czasami to łatwe i szybkie zmiany: stacjonarne dotąd biznesy na cito stawiają sklepy internetowe, oferują płatności online i dostawę do domu. W ten sposób dostosowują się do nowej sytuacji. Rozszerzają swoją działalność i zwiększają możliwości dotarcia do klientów.

Teraz jest czas na to, by spojrzeć na technologię z perspektywy szansy na dalszy rozwój firmy.

Już dziś algorytmy automatyzują proste czynności wykonywane do tej pory przez człowieka: powtarzalne, odtwórcze i monotonne, niewiele wnoszące do procesu biznesowego.

Przykład?

Wydruk korespondencji seryjnej, masowa wysyłka wiadomości e-mail lub SMS. To proste czynności, które chętnie odstąpiliśmy maszynom. Dlaczego zatem nie pójść o krok dalej i nie wykorzystać technologii do cyfryzacji kolejnych, bardziej zaawansowanych obszarów biznesowych?

Przykład z naszej działki: monitoring i windykacja należności. Wiele firm nadal prowadzi te działania z poziomu pliku Excela: bez strategii, bez narzędzi porządkujących dane i monitorujących przebieg i efekty pracy.

„Jeśli nie możesz czegoś zmierzyć, nie możesz tym zarządzać” – słowa Petera Druckera idealnie oddają ich sytuację.

Zadanie odzyskiwania należności często przebiega w nich w oparciu o wiele osób, źródeł informacji i programów komputerowych. Celowo piszę o „zadaniu”, ponieważ w tym wypadku trudno mówić o zorganizowanym procesie.

Zarządzanie należnościami to przykład procesu biznesowego, który przekracza ramy organizacyjne poszczególnych działów firmy, ponieważ obejmuje różne zasoby:

  • dział handlowy: informacje o sprzedaży, klientach, historii transakcji,
  • dział księgowości: informacje o fakturach, saldach,
  • dział prawny: dokumentacja handlowa i sądowa,
  • dział windykacji: czynności monitoringu i windykacji.

To przenikanie zasobów i kompetencji związanych z poszczególnymi działami stanowi naturalną przeszkodę w sprawnym przebiegu procesu. Zagubione faktury, przeoczone terminy i spory kompetencyjne. To obraz działań w wielu firmach. A teraz dodajmy do tego pracę zdalną, coraz większe problemy finansowe firm i braki kadrowe.

System do zarządzania należnościami, taki jak Finansea, to narzędzie, które porządkuje informacje, dokumenty i działania podejmowane w ramach monitoringu i windykacji należności. To aplikacja, która prowadzi pracowników krok po kroku przez ustaloną procedurę i zapewnia im wszystkie dane i narzędzia do wykonania określonej czynności: listę zadań na konkretny dzień, profil klienta i jego dane kontaktowe, historię jego zadłużenia, procedurę postępowania i szablony korespondencji.

 

Najważniejsze funkcje programu:

  • stały dostęp do aktualnych danych o stanie należności,
  • możliwość tworzenia i modyfikacji procesów windykacyjnych,
  • kontrolę i zarządzanie przepływem pracy,
  • automatyzację zadań: wysyłka e-maili, sms-ów, wydruk korespondencji seryjnej,
  • pełną historię kontaktów z dłużnikiem,
  • możliwość integracji z systemami zewnętrznymi: KRD, EPU,
  • raporty,
  • moduł odsetkowy,
  • pracę zdalną.

Takie rozwiązanie sprawia, że każdy aspekt zarządzania należnościami jest zaplanowany i realizowany zgodnie z ustaleniami. Nie ma miejsca na chaos, każdy pracownik wie co, kiedy i jak ma zrobić. Również w ramach pracy zdalnej – aplikacja jest dostępna z poziomu przeglądarki internetowej.

Czas wyjąć rękę z Excela i zacząć naprawdę zarządzać swoją firmą i pieniędzmi.

 

Chcesz usprawnić swoje działania z obszaru monitoringu i windykacji?

Szukasz dobrego programu do zarządzania należnościami?

Skontaktuj się z nami.

Nasz analityk biznesowy jest do Twojej dyspozycji.

Napisz: info@bensarisoftware.pl

Zadzwoń: +48 530 755 228