Przymusowa izolacja wywołana pandemią zmusiła wiele firm do zmiany organizacji pracy ze stacjonarnej na zdalną. Z dnia na dzień managerowie stanęli przed wyzwaniem utrzymania ciągłości biznesu, przygotowania procesów, narzędzi, a przede wszystkim pracowników, do przejścia w tryb zdalny. Zmiany te nie ominęły pracowników monitoringu i windykacji. W obliczu kryzysu gospodarczego ich rola stała się jeszcze ważniejsza, ponieważ utrzymanie płynności finansowej decyduje o być albo nie być firmy.

 

Proces monitoringu i windykacji należności to doskonały przykład obszaru, który, dzięki cyfryzacji, może płynnie przejść w tryb pracy zdalnej, bez szkody dla jakości i wyników pracy. A przecież to właśnie wysoka jakość, standaryzacja pracy monitoringu i windykacji jest kluczowa dla skuteczności ich działań i pozytywnego wizerunku firmy.

 

Zdefiniujmy więc obszary wrażliwe na zmianę pracy z trybu stacjonarnego na zdalny:

  • komunikacja wewnętrzna,
  • przepływ informacji,
  • organizacja i narzędzia pracy,
  • dostęp i bezpieczeństwo danych,
  • nadzór i weryfikacja wyników pracy.

Przywołane obszary wrażliwe to jednocześnie najczęściej wymieniane obawy przed pracą zdalną, zarówno przez pracodawców, jak i pracowników. Nie inaczej jest w przypadku działu monitoringu i windykacji. Skuteczność ich pracy opiera się na dopracowanych procedurach, stałym dostępie do aktualnych informacji i narzędziach automatyzujących proste lecz czasochłonne czynności, takie jak wysyłka powiadomień e-mail, SMS, generowanie i wydruk korespondencji seryjnej.

 

Członkowie rozproszonych zespołów monitoringu i windykacji wskazują na kilka podstawowych niedogodności pracy zdalnej:

  • poczucie izolacji,
  • problem z ustaleniem priorytetów,
  • brak jasno określonych celów,
  • rozmyte role i zakresy odpowiedzialności,
  • trudności w weryfikacji wyników pracy,
  • dezorientacja co do bieżących działań firmy.

Oddelegowanie pracowników do pracy zdalnej to również wyzwanie dla kadry zarządzającej, która przez brak osobistego kontaktu może odczuć brak kontroli nad przebiegiem procesu monitoringu i windykacji należności i efektami pracy podległego zespołu.

Przywołane zjawiska mogą stanowić przeszkodę w skutecznym zarządzaniu zespołem rozproszonym i zniechęcić do pracy zdalnej.

 

Windykacja w chmurze

Firmy, które już wcześniej zadbały o cyfryzację procesów biznesowych mają ułatwione zadanie.

W ich wypadku najważniejsze było przygotowanie i sprawne wdrożenie managerów i podległych im zespołów rozproszonych do nowych warunków pracy. Sam jej przebieg, poszczególne elementy procesów biznesowych i narzędzia wspierające ich realizację pozostały bez zmian, zaszyte w systemach informatycznych. Zmieniła się jedynie lokalizacja pracowników odpowiedzialnych za ich wykonanie i sposoby komunikacji. W miejsce bezpośrednich kontaktów pojawiła się komunikacja synchroniczna (wideokonferencje), wzrosła również rola komunikacji asynchronicznej (e-mail, komunikatory).

 

Rozwiązania chmurowe do windykacji, takie jak Finansea, pozwalają przenieść cały proces biznesowy w tryb zdalny, bez szkody dla jakości i wyników pracy. Rozwiązania systemowe oparte na chmurze zwiększają bezpieczeństwo danych, zapewniają pracownikom stały dostęp do zdalnego środowiska pracy, wszelkich narzędzi i informacji niezbędnych do wykonywania przydzielonych zadań.

 

Pracownik po zalogowaniu do systemu Finansea każdego dnia otrzymuje listę zadań do wykonania, wszelkie dane i narzędzia potrzebne do wykonania poszczególnych czynności. To niweluje problem z ustalaniem priorytetów, ułatwia zarządzanie czasem i pracą własną.

 

Manager ma pełen nadzór nad przebiegiem prac, na bieżąco może modyfikować procedury, rozdzielać zadania i sprawdzać ich wykonanie.

 

Podsumujmy zatem, co daje cyfryzacja procesu zarządzania należnościami:

  • organizację pracy całego zespołu rozproszonego,
  • stały dostęp do aktualnych danych o stanie należności,
  • możliwość tworzenia i modyfikacji procesów windykacyjnych,
  • kontrolę i zarządzanie przepływem pracy,
  • automatyzację zadań: wysyłka e-maili, sms-ów, wydruk korespondencji seryjnej,
  • pełną historię kontaktów z dłużnikiem,
  • możliwość integracji z systemami zewnętrznymi: KRD, EPU,
  • raporty.

 

 

Wyzwania pracy zdalnej w obszarze windykacji nie dotyczą jedynie technologii. Równie ważne są kwestie organizacyjne, rola lidera, jego umiejętność utrzymania wewnętrznej spójności działań rozproszonego zespołu i otwartość na nowe rozwiązania. Cyfryzacja procesów biznesowych ułatwia płynne przejście w tryb pracy zdalnej i pomaga w lepszej organizacji pracy.

 

 

Chcesz przenieść windykację do chmury?

Szukasz dobrego programu do zarządzania należnościami?

Skontaktuj się z nami.

Bensari Software

Nasz analityk biznesowy jest do Twojej dyspozycji.

Napisz: info@bensarisoftware.pl

Zadzwoń: +48 530 755 228