Przygotowując dzisiejszy wpis zastanawialiśmy się nad hasłem przewodnim, ponieważ – umówmy się – audyt nie jest zbyt lubianym pojęciem. W potocznym rozumieniu kojarzy się ze stresem, przekopywaniem się przez stosy dokumentów i szukania dziury w całym. Dlatego postanowiliśmy pokazać audyt w innym świetle i skupić się na jego pozytywnym wpływie na zarządzanie należnościami i całą firmę. Hasłem przewodnim dzisiejszego wpisu zostały więc słowa Winstona Churchilla:

„Jakkolwiek piękna nie byłaby nasza strategia, od czasu do czasu należy spojrzeć na jej rezultaty…”.

No właśnie. Strategia – realizacja – rezultaty. Pojęcia, które (przynajmniej w teorii) powinny być nieodzownym elementem zarządzania należnościami w każdej firmie. Czy są? Wyniki badań pokazują, że niestety nie: prawie 60% polskich firm z sektora MSP przyznaje, że nie ma strategii postępowania w przypadku opóźnień w płatnościach ze strony swoich odbiorców. Skoro nie mają strategii, ich działania są chaotyczne i przynoszą słabe rezultaty. To też widać w badaniach: prawie 80% polskich firm z sektora MSP dotyka problem opóźnień w płatnościach ze strony odbiorców.

Wróćmy do audytu należności. Na czym polega? Na analizie procesu zarządzania należnościami, polityki kredytowej firmy, na przeglądzie procedur i uprawnień poszczególnych pracowników, na ocenie ich skuteczności i opracowaniu wytycznych, które wskażą obszary wymagające poprawy.

Dwie sprawy są kluczowe dla sukcesu audytu: po pierwsze, musi być przeprowadzony przez osoby spoza firmy, po drugie, przedmiot audytu ( w naszym przypadku – należności) musi być badany na zgodność z konkretnym punktem odniesienia: opracowaną strategią, polityką kredytową, procedurami windykacyjnymi. Tak więc bez punktu odniesienia, czyli istniejących w firmie standardów, nie ma mowy o przeprowadzeniu audytu.

Jak sprawdzać skuteczność procedur windykacyjnych? Istnieje kilka wskaźników, które pomagają ocenić efektywność zarządzania należnościami:

  • cykl należności w dniach,
  • udział należności przeterminowanych w należnościach ogółem,
  • średnia wartość należności windykowanej oraz należności odzyskanej,
  • wskaźnik kosztów windykacji,
  • średnia kwota kosztów przypadających na jedną windykowaną należność.

Monitorowanie parametrów dotyczących zarządzania należnościami pozwala firmie na ocenę skuteczności działań i ich modyfikację. Może się bowiem okazać, że na pewnym etapie windykacji procedura przestaje być opłacalna. Nakład pracy i środków na odzyskanie należności jest większy niż wartość należności.

Zarządzanie należnościami odgrywa ważną rolę w zapewnieniu płynności finansowej firmy i warunków dla jej dalszego rozwoju. Strategia strategią, a codzienna praktyka często toczy się własnym torem. Częste zmiany procedur i rotacja pracowników powodują chaos informacyjny i negatywnie wpływają na realizację założeń dotyczących weryfikacji kontrahentów, monitorowania płatności czy terminowości działań windykacyjnych. Dlatego audyt należności powinien być traktowany jako sposób na uporządkowanie działań i zapewnienie firmie bezpieczeństwa finansowego.