Winston Churchill powiedział: „Jakkolwiek piękna nie byłaby nasza strategia, od czasu do czasu należy spojrzeć na jej rezultaty…”.

No właśnie. Strategia i jej rezultaty. Pojęcia, które (przynajmniej w teorii) powinny być nieodzownym elementem zarządzania należnościami w każdej firmie, szczególnie w dobie obecnego kryzysu.

Czy są? Wyniki badań pokazują, że niestety nie: prawie 60% polskich firm z sektora MSP przyznaje, że nie ma żadnej strategii postępowania w przypadku opóźnień w płatnościach ze strony kontrahentów.

Skoro nie mają strategii, ich działania są chaotyczne i przynoszą słabe rezultaty. To również widać w badaniach: ponad 80% polskich firm z sektora MSP dotyka problem opóźnień w płatnościach ze strony odbiorców. Od momentu wybuchu pandemii i zamrożenia gospodarki sytuacja się pogarsza, aż 27% firm przyznaje, że nie płaci swoim kontrahentom, mimo że ma na to środki. W dłuższej perspektywie takie działania mogą niestety prowadzić do powstawania zatorów płatniczych, braku płynności finansowej i środków na bieżące działania operacyjne kolejnych podmiotów.

Najnowsze wyniki badań Polskiego Instytutu Ekonomicznego pokazują, że to zjawisko w najbliższym czasie może dotknąć wielu firm:

  • 18% polskich przedsiębiorstw nie posiada żadnych rezerw finansowych,
  • 30% firm ma zapas środków na 1-2 miesiące,
  • 22% firm ma zapas środków na maksymalnie 3 miesiące,
  • 26% firm ma zapewnione finansowanie na ponad 3 miesiące funkcjonowania.

 

Wróćmy do audytu należności.

Na czym polega? Na analizie procesu zarządzania należnościami, polityki kredytowej firmy, na przeglądzie procedur i uprawnień poszczególnych pracowników, na ocenie ich skuteczności i opracowaniu wytycznych do dalszych działań.

Warto jeszcze raz podkreślić, że audyt należności sam w sobie nie jest rozwiązaniem problemów z należnościami, jego celem jest jedynie weryfikacja i wskazanie kluczowych obszarów do poprawy.

Z biznesowego punktu widzenia audyt należności to niedoceniane narzędzie wspierające proces zarządzania należnościami, którego głównym celem jest wsparcie firmy w utrzymaniu płynności finansowej i ukierunkowaniu jej na dalszy rozwój w tym obszarze. Audyt pomaga realizować cele firmy, zarówno strategiczne, jak i operacyjne, związane ze skutecznością procesu zarządzania należnościami.

By audyt należności przyniósł oczekiwane rezultaty, należy spełnić dwa podstawowe warunki: po pierwsze, musi być przeprowadzony przez osoby spoza firmy, co ma zapewnić bezstronną opinię odnośnie stanu faktycznego, po drugie, przedmiot audytu (w naszym przypadku – należności) musi być badany na zgodność z konkretnym punktem odniesienia: opracowaną strategią, polityką kredytową, procedurami windykacyjnymi. Tak więc bez punktu odniesienia, czyli istniejących w firmie standardów, nie ma mowy o przeprowadzeniu rzetelnego audytu należności.

Jak sprawdzać skuteczność procedur windykacyjnych? Istnieje kilka wskaźników, które pomagają ocenić efektywność zarządzania należnościami:

 

  • cykl należności w dniach,
  • udział należności przeterminowanych w należnościach ogółem,
  • średnia wartość należności windykowanej oraz należności odzyskanej,
  • wskaźnik kosztów windykacji,
  • średnia kwota kosztów przypadających na jedną windykowaną należność.

Monitorowanie parametrów dotyczących zarządzania należnościami pozwala firmie na ocenę skuteczności działań i ich modyfikację. Może się bowiem okazać, że na pewnym etapie windykacji procedura przestaje być opłacalna. Nakład pracy i środków na odzyskanie należności jest większy niż wartość należności.

Jakie metody są wykorzystywane podczas audytu należności?

  • wywiady z osobami obsługującymi proces monitoringu i windykacji należności,
  • obserwacja środowiska i metod pracy,
  • weryfikacja dokumentacji,
  • testy i procedury analityczne,
  • graficzna analiza procesów,
  • checklista z oceną procesów.

Nasz audyt należności powinien zakończyć się sporządzeniem raportu zbiorczego, zawierającego wykryte niezgodności, spostrzeżenia i uwagi końcowe. Raport z audytu powinien umożliwić kierownictwu ocenę ryzyka i podjęcie działań naprawczych.

A co po audycie?

Po uzyskaniu raportu końcowego i wniosków przed firmą staje najważniejsze wyzwanie: wdrożenia działań naprawczych. Wyłącznie od determinacji firmy zależy, czy przeprojektuje swoje procesy biznesowe, by lepiej wykorzystywać własne zasoby i podnieść efektywność działania procesu zarządzania należnościami. Jest to szczególnie ważne teraz, gdy coraz więcej firm boryka się z trudnościami w zakresie terminowego spływu należności.

Biorąc pod uwagę dane przytoczone na samym początku – brak strategii – możemy założyć, że firmy czeka sporo pracy. Istnieją jednak działania, które można wdrożyć szybko i bez konieczności inwestowania dużych środków:

  • dostosowanie wewnętrznych procedur kredytowych do nowych warunków rynkowych,
  • zwiększenie roli działań prewencyjnych, np. korzystanie z baz informacji gospodarczych, zwiększenie roli monitoringu płatności,
  • wdrożenie systemowych narzędzi do zarządzania należnościami.

Warto zaznaczyć, że częste zmiany procedur i rotacja pracowników powodują chaos informacyjny i negatywnie wpływają na realizację założeń dotyczących weryfikacji kontrahentów, monitorowania płatności czy terminowości działań windykacyjnych. Dodajmy do tego pracę zdalną i jej wyzwania. Dlatego audyt należności powinien być traktowany jako sposób na uporządkowanie działań i zapewnienie firmie bezpieczeństwa finansowego.

 

Chcesz porozmawiać o swoich działaniach w obszarze monitoringu i windykacji?

Szukasz dobrego programu do zarządzania należnościami?

Skontaktuj się z nami.

Nasz analityk biznesowy jest do Twojej dyspozycji.

Napisz: info@bensarisoftware.pl

Zadzwoń: +48 530 755 228