W idealnym świecie rzetelni klienci płacą terminowo, nikt nie zalega z należnościami, nie ma sporów gospodarczych, a zawód komornika nie istnieje. To tyle ze świata bajek. Polska rzeczywistość gospodarcza jest inna. Ponad 70% małych i średnich firm ma problemy z terminowym odzyskaniem pieniędzy, średni czas przeterminowania należności to 3 miesiące i 22 dni, a odsetek należności utraconych to 3,8%. Gdy kończy się cierpliwość i możliwości polubownego dochodzenia roszczeń, przedsiębiorcy kierują sprawy do sądu.

Windykacja przymusowa to czynności mające na celu odzyskanie należności na drodze procesu sądowego, uzyskania klauzuli wykonalności orzeczenia sądowego, a następnie egzekucji komorniczej. Według autorów raportu „Doing Business in Poland 2015” proces odzyskiwania należności na drodze sądowej i egzekucyjnej w Polsce trwa średnio 512 dni, obejmuje 33 różne procedury, a koszt postępowania stanowi 15,9% wartości przedmiotu sporu. Wróćmy do tematu wpisu – dokumentacji współpracy. Dlaczego jest tak ważna? Ponieważ w przypadku sporów gospodarczych kluczową rolę odgrywa materiał dowodowy czyli wszelkiego rodzaju dokumentacja wynikająca ze współpracy z dłużnikiem i potwierdzająca jego zobowiązania: podpisane umowy, zamówienia, potwierdzenia wydania towaru lub zrealizowania usługi, ugody lub wezwanie do zapłaty. Dlatego tak ważne jest, by wszelkie działania prowadzone na etapie monitoringu i windykacji należności przebiegały sprawnie, terminowo i były rzetelnie dokumentowane. Bałagan w dokumentach nie jest sprzymierzeńcem wierzyciela w sądzie. Prowadząc firmę opartą na transakcjach z odroczonym terminem płatności trzeba się liczyć z ryzykiem opóźnień lub utraty części należności. Można to ryzyko ograniczyć do minimum. Do tego potrzebna jest strategia zarządzania należnościami, szczegółowe procedury postępowania, jak również narzędzia informatyczne wspierające proces monitoringu i windykacji.

W podejściu procesowym zastosowanym w aplikacji Finansea wszelkie działania wykonywane są według ustalonego schematu, są w pełni powtarzalne i audytowalne, a na podstawie danych zebranych w dłuższym okresie czasu można dokonywać analiz i optymalizować proces, poprawiając jego jakość i wydajność. Dzięki automatyzacji procesu monitoringu i windykacji wszelkie działania są prowadzone zgodnie z procedurami i rzetelnie dokumentowane. Pozwala to firmom zabezpieczyć się na wypadek dochodzenia należności na drodze sądowej.