Często spotykamy się z opinią, że windykacja w jakiejś firmie nie działa. Gdy pytamy właściciela lub osobę odpowiedzialną za finanse firmy, skąd takie przekonanie, słyszymy różne odpowiedzi. Niektóre z nich sugerują, że to wina struktury firmy, braku rąk do pracy, sporów kompetencyjnych, bałaganu w dokumentach itd. Na potrzeby tego wpisu pokusiliśmy się o stworzenie własnej listy powodów takiego stanu rzeczy.

Oto nasz TOP 5 powodów, dlaczego windykacja nie działa:

  1. Firmy nie mają strategii zarządzania należnościami

Bez przemyślanego planu i odpowiednich narzędzi windykacja należności nie może przynosić pożądanych efektów. Strategia zarządzania należnościami to kręgosłup firmy, dzięki niej wiadomo, komu i na jakich warunkach można sprzedawać towar, kiedy i jak kontaktować się z klientem w sprawie należności i jakie kroki podjąć, gdy wierzytelność staje się ciężarem dla firmy.

2.  Polityka kredytowa jest zbyt liberalna

Decydując się na sprzedaż produktów lub usług z odroczonym terminem płatności firmy pod wpływem sytuacji na rynku lub namowy ze strony działu sprzedaży ulegają pokusie naginania własnych zasad kredytowania kontrahentów i zgadzają się na długie terminy płatności, lub też kolejne dostawy, mimo braku zapłaty za poprzednie. To prosta droga do rozluźnienia dyscypliny płatniczej i problemów z płynnością finansową.

3.  Lęk przed utratą klienta

Polscy przedsiębiorcy mają mentalną barierę przed tym, by przypominać klientom o zbliżającym się terminie płatności lub zwrócić im uwagę na fakt, że termin już minął. W ich ocenie upominanie się o zapłatę jest niegrzeczne i odstrasza klientów. A wystarczy jeden uprzejmy telefon, SMS lub e-mail, by zwiększyć szanse na to, że klient ureguluje płatność na czas.

4. Przewlekłe procedury sądowe

Windykacja sądowa i komornicza to długotrwały i kosztowny proces, który wcale nie gwarantuje sukcesu. Jednak po to jest monitoring należności i etap windykacji polubownej, by odzyskać należność wcześniej i nie kierować sprawy do sądu. Lekceważąc działania prewencyjne i tzw. miękką windykację firmy na własne życzenie narażają się na niepotrzebne koszty.

5. Brak narzędzi informatycznych wspierających zarządzanie należnościami

Małe i średnie firmy mogą, a nawet powinny korzystać ze wsparcia informatycznego podczas zarządzania należnościami. Rozwój IT i chmury obliczeniowej sprawia, że wydajne i bezpieczne oprogramowanie do monitoringu i windykacji należności w modelu SaaS (Software as a Service, oprogramowanie jako usługa) jest dostępne praktycznie dla każdej firmy, która ma dostęp do internetu. Nie ma już konieczności inwestowania w rozbudowane, drogie systemy informatyczne, których wdrożenie trwało długie miesiące, a utrzymanie wymagało specjalistycznej kadry IT. Rozwiązania typu SaaS są dostępne z poziomu przeglądarki internetowej i są dostępne w systemie abonamentowym.

Podsumowując, dlaczego windykacja nie działa? Dlatego, że jest prowadzona chaotycznie, bez strategii i narzędzi wspierających ją systemowo, a przede wszystkim dlatego, że firmy lekceważą etap monitoringu należności nieprzeterminowanych i windykację polubowną.