Badania pokazują, że, stopniowo rośnie odsetek należności utraconych przez polskie firmy. Jeszcze w 2011 r. wynosił 2,8%, w 2014 r. wskaźnik wzrósł już do 3,8%. Jeśli weźmiemy pod uwagę koszty działań windykacyjnych, jakie były prowadzone w stosunku do utraconych należności okaże się, że straty firm są dużo większe. Z czego wynika tak wysoki poziom należności utraconych? Po pierwsze z ogólnego wzrostu zadłużenia polskich firm. W lipcu 2015 r. Indeks Należności Przedsiębiorstw (INP) wynosił 89,1 punktu. To piąta najwyższa wartość w prawie siedmioletniej historii indeksu. Im większe zadłużenie, tym większe ryzyko zatorów płatniczych.

Kolejny powód utraty należności to niska skuteczność działań regulujących terminowy spływ należności. Jak pokazują badania Instytutu Badawczego Keralla Research dla firmy Kaczmarski Inkasso prawie 60% polskich firm nie ma opracowanej strategii postępowania z dłużnikami. Dopiero po stwierdzeniu opóźnienia w zapłacie podejmują decyzję, co i jak zrobić, by odzyskać należność. Jedynie 6% firm podejmuje działania natychmiast po upływie terminu płatności, 34,8% po tygodniu, a 24,4% po miesiącu. Co ciekawe, prawie 10% firm deklaruje że nie podejmuje ŻADNYCH działań i cierpliwie czeka na zapłatę. Taka pasywna postawa polskich firm boleśnie odbija się na ich należnościach.

Brak strategii to nie jedyny grzech polskich firm czekających na zapłatę. Okazuje się, że istnieją również mentalne bariery, które ograniczają przedsiębiorców w upominaniu się o swoje pieniądze. Uczestnicy badania „Polscy przedsiębiorcy o zapobieganiu długom” na pytanie, dlaczego nie prowadzą działań monitorujących należności odpowiedzieli, że upominanie się o zapłatę jest nietaktowne (NIETAKTOWNE!!!) – uważa tak 30% ankietowanych, kolejne 26% odpowiedziało, że obawia się, że przez takie działania może stracić klientów.

Według Instytutu Badań nad Gospodarką Rynkową najskuteczniejsze są działania windykacyjne prowadzone na wierzytelnościach, których okres przeterminowania nie przekroczył 30 dni. Im starsza należność, tym trudniej ją odzyskać. Z upływem czasu rosną również koszty podejmowanych działań: obsługa prawna, koszty zastępstwa procesowego, koszty sądowe i koszty postępowania egzekucyjnego. Lepiej zapobiegać niż leczyć – stara maksyma sprawdza się również w przypadku zarządzania należnościami.To tylko pokazuje, jak ważny jest optymalnie zaprojektowany proces monitoringu i windykacji, który zapewni terminowy spływ należności i zabezpieczy firmę przed zatorami płatniczymi. Narzędzia wspierające działania windykacyjne, takie jak Finansea, pozwalają zaprojektować krok po kroku każdy etap monitoringu i windykacji, uwzględniając przy tym indywidualne podejście do klienta i bieżącą sytuację finansową firmy. Automatyzacja wszystkich czynności i szybki dostęp do informacji na temat klienta i jego płatności mają ogromne znaczenie, gdy liczy się czas i skuteczność działania.