Koniec roku to czas podsumowań, finansowego i zarządczego rachunku sumienia dla właścicieli i kadry zarządzającej firm. To również czas szczególnej uwagi dla sytuacji finansowej przedsiębiorstw. Zatem jaki to był rok dla Twojej firmy? Czy Twoi klienci płacili Ci na czas? Co zrobiłeś, by tak było? Czy korzystasz z narzędzi informatycznych wspierających proces odzyskiwania należności? Czy zarządzanie należnościami w Twojej firmie to świadome i konsekwentne działania, czy chaotyczne akcje, podejmowane gdy nie masz pieniędzy, by uregulować własne zobowiązania wobec dostawców, pracowników czy państwa?

Jak reagujesz, gdy już dojdzie do opóźnienia w płatnościach? Czy równie opieszale, co respondenci badania przeprowadzonego przez Instytut Badawczy Keralla Research? Badanie to pokazało, że jedynie 6% firm podejmuje działania natychmiast po upływie terminu płatności, 34,8% po tygodniu, a 24,4% po miesiącu. Prawie 10% firm deklaruje, że nie podejmuje żadnych działań i cierpliwie czeka na zapłatę.

Mamy nadzieję, że nie należysz do tej ostatniej grupy, ponieważ taka opieszałość w egzekwowaniu należności uczy klientów złych nawyków płatniczych i utwierdza ich w przekonaniu, że opóźnienia w płatnościach są akceptowane.

Podstawowymi działaniami w zarządzaniu należnościami są prewencja, monitoring i windykacja. O sukcesie zarządzania należnościami decydują działania podejmowane na długo przed powstaniem należności w systemie finansowym firmy. Im więcej czasu Twoja firma poświęca na opracowanie polityki kredytowej, zasad prewencji i strategii odzyskiwania należności, tym mniej go traci na przepychanki z nierzetelnymi klientami. Istotą monitoringu i windykacji należności są zobowiązania handlowe firm, które działają na zasadzie naczyń połączonych: kłopoty finansowe Twojej firmy mogą zagrozić płynności finansowej Twoich dostawców, którzy z powodu opóźnień lub braku zapłaty narażą własnych pracowników i dostawców na opóźnienia w płatnościach itd., itd.

W ten sposób powstaje łańcuch zależności finansowej i zatory płatnicze, które w ujęciu mikro mogą utrudnić lub uniemożliwić prowadzenie działalności gospodarczej, szczególnie w przypadku małych firm, uzależnionych od kilku odbiorców. W skrajnych przypadkach zakłócenie płynności finansowej firmy może prowadzić do jej niewypłacalności i upadłości.

Jaka jest skala zjawiska upadłości wśród polskich firm? Raport firmy Coface wskazuje na stopniową poprawę sytuacji gospodarczej polskich przedsiębiorców. W trzech kwartałach 2015 r. upadło 566 firm, to liczba niższa blisko o 9% od wyników na koniec września ubiegłego roku, kiedy upadło 619 firm. W skali makro problemy z płynnością finansową i zatorami płatniczymi prowadzą do ograniczenia obrotu gospodarczego i spowolnienia gospodarki.

Na koniec kilka słów o narzędziach informatycznych. Zarządzanie należnościami wymaga strategii i konsekwencji w działaniu. Jest to ciągły proces i dlatego wymaga odpowiedniego podejścia i narzędzi wspierających jego przebieg. Aplikacja Finansea to przykład narzędzia, dzięki któremu zaprojektujesz własną procedurę windykacyjną, przydzielisz pracownikom uprawnienia i zadania, będziesz na bieżąco monitorował przebieg prac i poziom należności. Automatyzacja prostych lecz czasochłonnych czynności, takich jak wysyłka pism, powiadomień e-mail lub sms, ułatwi kontakt z klientem i utrzymanie wysokiej dyscypliny płatniczej.

Dzięki integracji z systemem finansowo-księgowym masz pewność, że płatność za każdą fakturę jest monitorowana. Na podstawie historii monitoringu możesz tworzyć profile klientów i dostosowywać do nich procedury windykacyjne. Takie podejście do zarządzania należnościami, w pełni kontrolowany proces monitoringu i windykacji należności, sprawia, że utrzymanie płynności finansowej jest łatwiejsze i skuteczniejsze.

Wróćmy jednak do tytułu dzisiejszego wpisu: jak się zatem mają Twoje finanse? Czy chcesz poprawić spływ należności? Jeśli tak – jesteśmy do Twojej dyspozycji.

Stay tuned!