Na początek kilka faktów:

  • ponad 30% sprzedaży w modelu B2B to transakcje z odroczonym terminem płatności,
  • co piąta faktura z odroczonym terminem płatności jest przeterminowana,
  • w przypadku 17,1% z nich przeterminowanie wynosi ponad rok,
  • ocenia się, że 1% tych należności ma charakter nieściągalny.

To dane sprzed pandemii i wywołanego nią kryzysu.

Jak jest teraz?

  • 27% firm przyznaje, że nie płaci swoim kontrahentom, mimo że ma na to środki,
  • 47% firm doświadcza opóźnień w płatnościach ze strony swoich kontrahentów, którzy jako powód opóźnienia podają właśnie pandemię koronawirusa.

Finansowanie się kosztem swoich dostawców nie jest nowym zjawiskiem, jednak teraz może osiągnąć zupełnie nową skalę. Zatory płatnicze powodowane chęcią zabezpieczenia własnego biznesu tylko pogorszą sytuację firm dotkniętych kryzysem gospodarczym. Polski Instytut Ekonomiczny podaje, że 18% polskich przedsiębiorstw nie posiada żadnych rezerw finansowych, ich przetrwanie zależy teraz wyłącznie od terminowego spływu należności i dobrej woli kontrahentów.

Terminowy spływ należności w dużej mierze zależy od tego, czy zbudowaliśmy z naszymi kontrahentami uczciwe relacje biznesowe i jaką dyscyplinę płatniczą wypracowaliśmy – to nie jest kwestia przypadku, to efekt systematycznego działania. Dlatego rozpoczynając dyskusję na temat dyscypliny płatniczej i jej wpływu na finanse naszej firmy w czasie kryzysu, warto sobie zadać kilka pytań:

  • czy ustaliliśmy przejrzystą politykę kredytową?
  • czy monitorowaliśmy na bieżąco płatności?
  • czy utrwaliliśmy w klientach nawyk płacenia nam na czas?

Zacznijmy od prewencji: czym jest prewencja w zarządzaniu należnościami? To zapobieganie powstawaniu „złych” należności, takich, które niosą ryzyko przeterminowania lub całkowitej ich utraty. Firma może się przed nimi zabezpieczyć na wiele sposobów: sprawdzając wiarygodność finansową kontrahentów, dbając o właściwe zabezpieczenie kontraktów umowami, zapisami o karach umownych za opóźnienia lub o naliczaniu odsetek itd.

Prewencja to również monitoring należności nieprzeterminowanych, który pozwala poznać i ocenić zachowania płatnicze kontrahentów. Dane uzyskane w ten sposób stają się bazą wyjściową do tworzenia „profilu odbiorcy”, który przydaje się na dalszych etapach odzyskiwania należnościami: na etapie monitoringu należności przeterminowanych i windykacji: polubownej i sądowej.

Jak zatem utrzymać dyscyplinę płatniczą w czasie kryzysu?

Przede wszystkim prowadząc aktywne działania prewencyjne:

  • przeanalizuj politykę kredytową swojej firmy, dostosuj ją do obecnych warunków rynkowych,
  • sprawdzaj wiarygodność nowego kontrahenta przed podjęciem współpracy: rejestr handlowy, bazy informacji gospodarczej, rejestr długów,
  • ograniczaj ryzyko finansowe stosując limity kredytowe – to pozwoli określić maksymalny stan należności u danego kontrahenta,
  • prowadź monitoring płatności, informuj o zbliżającym się terminie płatności,
  • stosuj pieczęć prewencyjną, informuj o konsekwencjach opóźnienia w płatności.

Znając zachowania płatnicze swoich odbiorców możemy lepiej ocenić ryzyko finansowe i na tej podstawie zmodyfikować warunki współpracy, zabezpieczając się przed problemami ze spływem należności.

Kolejny obszar działań kształtujących dyscyplinę płatniczą wśród naszych kontrahentów to windykacja – odzyskiwanie należności przeterminowanych.

Tutaj możesz podjąć następujące kroki:

  • zaktualizuj swoje procedury windykacyjne,
  • prowadź monitoring należności przeterminowanych,
  • analizuj dane dotyczące spływu należności, wyłapuj trendy, profiluj klientów,
  • zadbaj o kompletną dokumentację swoich roszczeń,
  • wdrażaj narzędzia informatyczne do automatyzacji i zarządzania należnościami.

Systematyczny kontakt z kontrahentem, jasne reguły współpracy i weryfikacji danych pozwolą ograniczyć ryzyko finansowe i utrzymać wysoką dyscyplinę płatniczą, a co za tym idzie – płynność finansową.

Jak system do zarządzania należnościami Finansea pomaga w utrzymaniu dyscypliny płatniczej?

  • zapewnia stały dostęp do aktualnych danych klienta i stanie jego należności,
  • daje możliwość tworzenia i modyfikacji procesów windykacyjnych,
  • umożliwia kontrolę i zarządzanie przepływem pracy,
  • pozwala na automatyzację zadań: wysyłka e-maili, sms-ów, wydruk korespondencji seryjnej,
  • gromadzi pełną historię kontaktów z dłużnikiem,
  • daje możliwość integracji z systemami zewnętrznymi: KRD, EPU,
  • generuje raporty,
  • zawiera moduł odsetkowy,
  • umożliwia pracę zdalną.

Wróćmy do polskich firm i ich działań: co robią, by dostać pieniądze na czas? Niewiele. Ponad 44% z nich nie sprawdza nawet wiarygodności finansowej przyszłych partnerów biznesowych, a 81% nie stosuje monitoringu należności. Pasywna postawa przedsiębiorców ma również odzwierciedlenie w działaniach firm już po terminie zapłaty:

  • 6% firm podejmuje działania natychmiast po upływie terminu płatności,
  • 34,8% po tygodniu,
  • 24,4% po miesiącu,
  • prawie 10% firm deklaruje, że nie podejmuje żadnych działań i cierpliwie czeka na zapłatę.

To dane sprzed kryzysu wywołanego pandemią.

Jak będzie teraz? Czas pokaże.

Jedno jest pewne: bierna postawa firm oczekujących na swoje pieniądze, szczególnie teraz, uczy klientów, że opóźnienia w płatnościach są akceptowalne i nie wiążą się z nieprzyjemnymi konsekwencjami. W ten sposób dyscyplina płatnicza odbiorców zostaje rozluźniona, faktury z odroczonym terminem płatności stają się polem do nadużyć, wygodnym i bezpłatnym sposobem na kredytowanie ich działalności. Opóźnienia w płatnościach stają się coraz dłuższe, coraz więcej odbiorców wykorzystuje pasywną postawę firmy, a stąd już prosta droga do problemów z płynnością finansową.

Jedynym akceptowalnym scenariuszem jest aktywne zarządzanie należnościami.

Systematyczne i konsekwentne działania podejmowane na każdym etapie współpracy z kontrahentem, od momentu powstania należności do jej spłaty.

Tylko w taki sposób można stworzyć i utrzymać dyscyplinę płatniczą odbiorców i ograniczyć ryzyko finansowe, szczególnie teraz.

 

Chcesz utrzymać wysoką dyscyplinę płatniczą wśród kontrahentów?

Szukasz dobrego programu do zarządzania należnościami?

Skontaktuj się z nami.

Bensari Software

Nasz analityk biznesowy jest do Twojej dyspozycji.

Napisz: info@bensarisoftware.pl

Zadzwoń: +48 530 755 228