Jakiś czas temu pisaliśmy o ryzyku finansowym, jakie towarzyszy prowadzeniu działalności gospodarczej oraz roli zarządzania należnościami w tym procesie. Dziś chcielibyśmy skupić się na działaniach prewencyjnych i monitoringu należności, ponieważ z naszych doświadczeń wynika, że to właśnie te obszary odgrywają ważną rolę w kształtowaniu poziomu należności firmy i utrzymaniu płynności finansowej.

Działania prewencyjne należą do obszaru strategicznego zarządzania należnościami i stanowią zaplecze procesu monitoringu i windykacji należności. To właśnie na tym etapie firma określa zasady sprzedaży, warunki zapłaty, ustala limity kredytowe, zasady kredytowania kontrahentów, ustala podział kompetencji wśród osób odpowiedzialnych za poszczególne etapy zarządzania należnościami. Do działań strategicznych należy również ustalenie zasad kontroli i mierzenia wyników prowadzonej polityki kredytowej. Jej założenia muszą być spójne ze strategią firmy i jej celami biznesowymi.

Działania prewencyjne mają więc za zadanie ochronić firmę przed ryzykiem opóźnienia lub braku zapłaty, już na etapie nawiązywania współpracy z odbiorcami. Procedury zarządzania ryzykiem wymagają oceny wiarygodności finansowej kontrahenta, a w razie potrzeby wprowadzenia do umów zapisów o dodatkowych zabezpieczeniach należności oraz o upublicznieniu informacji o zadłużeniu, np. w bazie Krajowego Rejestru Długów.

Nowoczesne technologie pozwalają objąć procesem wszystkie etapy zarządzania należnościami, również działania prewencyjne. Dokonując oceny poszczególnych kontrahentów można ich grupować według poziomu kredytowania, ryzyka wypłacalności i dostosowywać procedury monitoringu i windykacji do ich kondycji finansowej i harmonogramu spłaty należności. Bieżąca kontrola terminów płatności prowadzona przez dłuższy czas pozwala ustalić schemat działania poszczególnych odbiorców i przewidzieć ich zachowania płatnicze w przyszłości.

Monitoring należności nieprzeterminowanych lub na wczesnym etapie przeterminowania, daje możliwość reagowania na sytuację odbiorcy i uniknięcia ryzyka dalszego kredytowania jego działalności. Bieżąca kontrola spływu należności dostarcza informacji o ilości i wartości należności, ich strukturze i wiekowaniu.

Monitorowanie należności odbywa się w dwóch etapach:

  • monitoring należności nieprzeterminowanych, obejmujący działania przed upływem terminu płatności: kontakt telefoniczny, poprzez SMS lub e-mail do klienta, by przypomnieć mu o zbliżającym się terminie płatności;
  • monitoring należności na wczesnym etapie przeterminowania (do 30 dni), również polega na kontakcie z klientem, tym razem po to, by poinformować go o minionym terminie zapłaty, na tym etapie firma wysyła również pisemne wezwania do zapłaty, sprawdza i gromadzi wszelką dokumentację dotyczącą współpracy, na wypadek konieczności dochodzenia swoich roszczeń na drodze sądowej.

Jakie są korzyści z prewencji i monitoringu należności? Przede wszystkim ograniczają ryzyko nawiązania współpracy z nierzetelnymi odbiorcami, wpływają pozytywnie na terminowe spływy należności i dają możliwość szybkiego reagowania na problemy z wypłacalnością odbiorców. Dodatkowo dane zgromadzone w toku monitoringu należności stają się bazą danych dla późniejszych działań windykacyjnych.