Polskie firmy mają duży problem z terminowymi płatnościami za swoje produkty i usługi. Ponad 70% małych i średnich firm otrzymuje zapłatę po terminie. Gdy jednak popatrzymy na to, w jaki sposób zarządzają swoimi należnościami dojdziemy do wniosku, że nic dziwnego, że ich klienci nie czują presji, by płacić na czas. Blisko 60% firm nie ma bowiem strategii na to, jak odzyskiwać pieniądze od klientów, a 30% wręcz wstydzi się o nie upomnieć!

Opublikowane niedawno wyniki badania „Audyt windykacyjny” przeprowadzonego przez Instytut Badawczy Keralla Research dla firmy Kaczmarski Inkasso pokazują, w jaki sposób polskie firmy reagują na opóźnienia w płatnościach. Jedynie 6% firm podejmuje działania natychmiast po upływie terminu płatności, 34,8% po tygodniu, a 24,4% po miesiącu. Co ciekawe, prawie 10% firm deklaruje że nie podejmuje ŻADNYCH działań i cierpliwie czeka na zapłatę. Taka opieszałość firm w egzekwowaniu należności uczy klientów złych nawyków płatniczych i utwierdza ich w przekonaniu, że opóźnienia w płatnościach są akceptowane.

Warto się zastanowić, z czego wynika postawa firm, które nie upominają się o terminową zapłatę za swoje produkty i usługi. Czy jest to kwestia kultury organizacyjnej, mentalności, czy braku narzędzi do egzekwowania należności? Pasywna postawa firm nie dotyczy jedynie windykacji należności, również monitoring jest postrzegany przez pryzmat „narzucania się” klientowi. W grudniu 2013 r. firma Saf S.A. przeprowadziła badanie „Polscy przedsiębiorcy o zapobieganiu długom”, które dotyczyło monitoringu faktur jeszcze przed terminem płatności oraz na etapie wczesnego przeterminowania.
Z badań wynika, że 81% firm nie prowadzi żadnych działań mających zapewnić terminową zapłatę za faktury. Co jest przyczyną takiej postawy? Według 30% ankietowanych upominanie się o zapłatę jest niestosowne, 26% twierdzi, że nie prowadzi monitoringu z obawy przed utratą klientów.

Jedynie 19% firm stosuje działania monitorujące terminowy spływ należności. Z jakich narzędzi korzystają najczęściej?
– 34% rozmowa telefoniczna,
– 22% e-mail,
– 20% pieczęć prewencyjna,
– 18% pisemny monit,
– 6% SMS.
Wśród odpowiedzi firm na pytanie, dlaczego nie stosują monitoringu pojawiały się głosy, że wynika to z dużej liczby faktur i braku osoby, która mogłaby się zająć pilnowaniem terminowości wśród klientów.
Jest to szczególnie ważne, gdy weźmiemy pod uwagę fakt, kto w polskich firmach zajmuje się egzekwowaniem należności. Według raportu „Audyt windykacyjny” w 47,7% firm jest to dział księgowości, w 41,4% szef/właściciel firmy, a jedynie 1% firm posiada wewnętrzny dział windykacji. To pokazuje, jak ważną rolę mogą odgrywać narzędzia informatyczne w zarządzaniu procesem monitoringu i windykacji należności. Integracja z systemem księgowo-finansowym, wbudowane narzędzia do komunikacji z klientem, takie jak e-mail czy SMS, automatyczne generowanie pism, mogą uprościć pracę i skrócić czas poświęcany na kontrolę spływu należności.