Zasadą zarządzania należnościami jest to, że lepiej zapobiegać opóźnieniom w płatnościach, niż borykać się z ich negatywnymi skutkami. Stąd ogromna rola monitoringu należności, który działa jak system wczesnego ostrzegania i pozwala w porę zareagować na problemy finansowe klientów/kontrahentów. Opracowując strategię zarządzania należnościami warto spojrzeć szerzej na firmę, jej strukturę i zasoby, by właściwie ocenić możliwości, silne i słabe strony, a także zagrożenia, jakie wynikają z dotychczasowego sposobu prowadzenia firmy.

Nie sztuką jest opracować elegancką strategię, która ładnie brzmi, jeszcze lepiej wygląda (potęga infografiki!!!) lecz nijak się ma do realiów firmy. Sztuką jest poznać firmę, spojrzeć krytycznym okiem na procedury, nawyki i na tej podstawie opracować strategię zarządzania należnościami. Od czego więc zacząć proces monitoringu? Od początku: od dokumentacji rozpoczynającej współpracę. Działania prewencyjne w ramach monitoringu polegają na sprawdzaniu poprawności danych zamieszczonych na fakturze: numeru NIP, nazwy i adresu oraz terminu płatności. Prawidłowa dokumentacja dotycząca współpracy odgrywa bowiem kluczową rolę w przypadku ewentualnego skierowania sprawy nieuregulowanych należności do sądu.

Kolejnym elementem monitoringu jest kontakt z klientem i weryfikacja otrzymania prawidłowo wystawionej faktury oraz przypomnienie o zbliżającym się terminie płatności. Monitoring należności pozwala zabezpieczyć firmę przed problemami wynikającymi z opóźnień w płatnościach, jest bowiem narzędziem, które dostarcza firmie kluczowych informacji o kliencie i jego zachowaniach płatniczych. Narzędzia informatyczne wspierające proces monitoringu i windykacji należności, takie jak Finansea, pozwalają na gromadzenie i analizowanie informacji o przepływach finansowych i historii płatności kontrahentów.
Informacje uzyskane dzięki stałemu monitoringowi należności mogą być wykorzystane w procesie podejmowania decyzji biznesowych dotyczących danego kontrahenta, na przykład podczas renegocjacji warunków umowy: metod i terminów płatności, poziomu kredytowania lub dodatkowego zabezpieczenia transakcji.

Obserwując historię płatności kontrahenta firma może ocenić, czy jego opóźnienia w płatnościach są wynikiem problemów z płynnością finansową, czy też celowo kredytuje się jej kosztem. Analiza zachowań płatniczych pozwala również wytypować kontrahentów, u których w łatwy sposób można poprawić ściągalność należności, na przykład częściej kontaktując się z nim, by przypomnieć o zbliżającym się terminie płatności. Opóźnienia w płatnościach nie zawsze są efektem problemów finansowych lub złej woli, często to wynik zwykłego przeoczenia. Dlatego im więcej czasu firma poświęci na opracowanie optymalnego modelu monitoringu, tym mniej go straci na odzyskiwanie należności na drodze windykacji polubownej lub sądowej.