Windykacja polubowna czyli przedsądowa ma na celu odzyskanie należności bez konieczności stosowania przymusu sądowego, przez co jest tańsza i pozwala zachować dobre relacje z kontrahentem. Pierwszym etapem jest monitoring należności przeterminowanych, który trwa do 30 dni od terminu płatności. W tym czasie gromadzone są dokumenty i informacje na temat transakcji i kontrahenta, które pozwolą dopasować późniejsze działania windykacyjne do jego sytuacji i zachowania. Na tym etapie nawiązywany jest również kontakt z kontrahentem, by poinformować o minionym terminie płatności i oczekiwaniu na zapłatę.

Kolejny etap to właściwa windykacja polubowna czyli odzyskiwanie należności na drodze negocjacji z kontrahentem. Istotą tych działań jest skłonienie go do tego, by dobrowolnie, bez przymusu sądowego, uregulował należność, na warunkach korzystnych zarówno dla niego, jak i firmy-wierzyciela. Na tym etapie kluczową rolę odgrywa dobry kontakt z kontrahentem, wcześniej wypracowane partnerskie relacje, które pomogą dojść do kompromisu i zakończyć sprawę pomyślnie, bez generowania zbędnych kosztów.

Narzędzia windykacji polubownej stosowane na wczesnym etapie to przede wszystkim bezpośrednie negocjacje i korespondencja: ponaglenie (zawiera informację o braku zapłaty i prośbę o uregulowanie należności),  wezwanie do zapłaty (pismo o bardziej stanowczym tonie, zawierające informację o sankcjach, jakie zostaną zastosowane w przypadku braku zapłaty), ostateczne wezwanie do zapłaty (zawiera informację o skierowaniu sprawy na drogę sądową i kosztach dodatkowych, jakie może ponieść dłużnik). Ostateczne wezwanie do zapłaty może się wiązać ze wstrzymaniem dostaw do kontrahenta-dłużnika i wypowiedzeniem umowy.

Kolejnym narzędziem windykacji polubownej jest upublicznienie informacji o zadłużeniu za pośrednictwem biur informacji gospodarczej. Jest to coraz częściej stosowana praktyka, która ze względu na przykre konsekwencje, motywuje dłużników do szybkiego uregulowania należności.

Sposobem na pozbycie się problematycznej należności jest jej zbycie, np. na drodze cesji wierzytelności. Cesja czyli przelew wierzytelności może się odbyć w formie odpłatnej lub nieodpłatnej. Wierzyciel (cedent) przenosi wierzytelność na nabywcę (cesjonariusza). Co ważne, przelew wierzytelności może być dokonany bez wiedzy i zgody dłużnika, o ile transakcja spełnia wymogi kodeksu cywilnego i jej dokonanie ze zostało zastrzeżone w umowie pomiędzy sprzedawcą-wierzycielem a odbiorcą-dłużnikiem.