Trudno znaleźć osobę, która nie zna sceny z filmu „Dzisiejsze czasy” („Modern times”), w której to Charlie Chaplin w roli pracownika fabryki jest wciągany w tryby ogromnej machiny. Ten niemy film z 1936 r. stał się symbolem postępującego uprzemysłowienia gospodarki i automatyzacji pracy. Był też przejawem lęku społeczeństwa przed tym, co przyniesie rozpędzona machina rozwoju przemysłowego.

Dziś, 79 lat po premierze filmu wiemy już, że rewolucja przemysłowa była nieuchronna i dotknęła wielu gałęzi gospodarki. Zmieniła się również sytuacja pracowników, którzy stanęli przed wyborem: zaakceptować nowe warunki pracy czy negować rzeczywistość?
I nie dotyczy to jedynie pracowników produkcyjnych. Automatyzacja weszła do biur, zagościła w każdej dziedzinie prowadzenia biznesu: od prostego arkusza kalkulacyjnego po indeksy giełdowe. Przez jednych wyśmiewana, przez innych gloryfikowana. Jedno jest pewne: odwrotu od automatyzacji nie będzie.

Dlatego nie ma sensu obrażać się na rzeczywistość, warto spojrzeć przychylnym okiem na automatyzację pracy i zadać sobie pytanie: w jaki sposób mogę to wykorzystać w swojej firmie? Jak automatyzacja może mi pomóc w zarządzaniu należnościami?

Odpowiedź jest prosta: automatyzacja procesu monitoringu i windykacji należności pozwala uwolnić pracowników od najbardziej uciążliwych i niewdzięcznych obowiązków. Przekopywanie się przez sterty dokumentów, sporządzanie tabel i wykresów z wiekowaniem należności, czy redagowanie treści monitów na zasadzie „kopiuj – wklej”.

Czas i potencjał pracowników poświęcany na te czynności można wykorzystać inaczej, na przykład na skuteczny kontakt z klientem, by przypomnieć mu o zbliżającym się terminie płatności za fakturę lub by negocjować z nim warunki spłaty należności. To zadania wymagające kreatywności i intuicji, a więc cech, które trudno zaprogramować i zautomatyzować. W kontakcie z drugim człowiekiem – szczególnie dłużnikiem – to nadal człowiek ma przewagę nad maszyną.

Proces jest sprzymierzeńcem firmy i pracownika, pozwala zautomatyzować wszystkie łatwe do sparametryzowania czynności, uporządkować je w logiczny ciąg działań, dzięki czemu zajmują mniej czasu, a ich wyniki są mierzalne.

Postęp technologiczny niesie ze sobą rozwój narzędzi informatycznych, dzięki którym organizacja pracy i wykonywanie obowiązków staje się łatwiejsze. Rozwiązania takie są również korzystne dla firm, szczególnie tych małych i średnich. W miejsce kosztownych i rozbudowanych systemów informatycznych wspierających prowadzenie firmy pojawiają się aplikacje webowe dostępne na zasadzie abonamentu. Ich największą zaletą jest stały i bezpieczny dostęp do danych, bez względu na miejsce, w którym się znajdujemy.

Automatyzacja to nie tylko schematy i powtarzalne czynności. To również narzędzia do zarządzania przepływem informacji, kontaktu z klientem i raportowania postępów w pracy. To możliwość stworzenia przyjaznego środowiska pracy, w którym pracownik ma pod ręką wszystkie dane i narzędzia do wykonywania swoich obowiązków. A zatwierdzone procedury postępowania pozwalają mu skupić się na istocie zadania, nie na samej czynności.

Wracając do Charliego Chaplina i wspomnianego filmu: przekornie nie publikujemy zdjęcia, na którym Charlie Chaplin wciągany jest w tryby maszyny. Zdecydowanie bardziej lubimy to, na którym to on z uśmiechem na twarzy wprawia maszynę w ruch.