Dziś zajmiemy się podstawowym pojęciem w procesie zarządzania należnościami. I nie ważne, czy dotyczy to korporacji, w której portfel należności zawiera setki tysięcy pozycji, czy małej firmy, która wystawia kilkadziesiąt faktur miesięcznie. ONA jest (i powinna być) wszędzie – postrach chaosu i spychologii – procedura. Jak ją możemy zdefiniować? Jako opis przebiegu procesu (w naszym przypadku windykacyjnego), w którym szczegółowo przedstawia się kolejne czynności, uprawnienia i odpowiedzialność wykonawców.

Procedura jest elementem zarządzania procesowego, które zakłada skupienie się na procesie biznesowym, nie na strukturze funkcjonalnej firmy, a to dlatego, że poszczególne etapy zarządzania należnościami odbywają się w różnych działach firmy:

  • dział sprzedaży odpowiada za negocjacje warunków i sprzedaż,
  • dział księgowości ewidencjonuje sprzedaż,
  • dział windykacji monitoruje i egzekwuje należności.

To rozproszenie oraz fakt, że każdy z tych działów ma własne cele sprawia, że zarządzanie należnościami nie zawsze przebiega sprawnie. By zapewnić realizację procesu windykacyjnego na wysokim poziomie należy zadbać o właściwy przepływ informacji i stworzyć ramy do efektywnej współpracy. I właśnie tu pojawia się procedura – opis tego, kto, co i jak powinien zrobić. Procedura może być przygotowana w formie tekstowej, schematu blokowego lub wykresu. Najczęściej stosowany jest opis słowny, który wymaga jasnego wyrażania czynności oraz sposobu ich wykonania. Zasada jest jedna: im prostszy jest opis procedury, tym łatwiej ją zrealizować.

Wróćmy do procesu windykacyjnego. Rozpisanie krok po kroku wszystkich czynności, jakie mają miejsce w czasie zarządzania należnościami spełnia kilka funkcji. Po pierwsze porządkuje wiedzę firmy na temat procesu i poszczególnych czynności. Po drugie pozwala dostrzec zależności pomiędzy poszczególnymi działami, przepływ informacji i schemat działania. Gdy już widzimy zależności pomiędzy działami i czynnościami, łatwiej nam zmodyfikować je, bez ryzyka wprowadzenia zmiany, która zaburzy funkcjonowanie innego działu. Spisana procedura pełni również funkcję edukacyjną – o wiele łatwiej będzie wdrożyć nową osobę do pracy w dziale monitoringu i windykacji należności, gdy przedstawimy jej szczegółowa procedurę, z której dowie się jak wygląda proces zarządzania należnościami, jakie są dostępne narzędzia i podział kompetencji.

Współczesna windykacja opiera się na narzędziach informatycznych, które wspierają proces zarządzania należnościami. Dzięki nim firma jest w stanie zoptymalizować przebieg procedury, zautomatyzować proste czynności, takie jak wydruk i wysyłka masowej korespondencji do klientów, zapewnić łatwy dostęp do danych według przypisanych uprawnień, a przede wszystkim ma możliwość mierzenia wyników poszczególnych procedur, by na tej podstawie móc lepiej zarządzać spływem należności.