Pamiętacie słowa Petera Druckera o cechach organizacji? Według niego wewnątrz organizacji tylko trzy zjawiska występują naturalnie: chaos, spory i nieefektywność. Cała reszta wymaga przywództwa. I tak się składa, że zarządzanie należnościami należy do tej drugiej kategorii – wymaga planowego działania. Należności nie ściągają się same, polityka kredytowa nie realizuje się sama, płynność finansowa nie jest zjawiskiem samoistnym – za każdym z tych działań stoją ludzie, zasady, procedury. A wraz z rozwojem technologii informatycznej pojawiły się również narzędzia IT.

Wydawać by się mogło, że prowadzenie firmy od strony należności to prosta sprawa: wystawiamy faktury z odroczonym terminem płatności – powstaje należność, wysyłamy je do klienta, czekamy na płatność, sprawdzamy salda, gdy mija termin płatności podejmujemy próbę kontaktu z klientem (telefon, sms, e-mail), wysyłamy wezwanie do zapłaty, po miesiącu zaczynamy się niecierpliwić, podejmować chaotyczne próby odzyskania swoich pieniędzy, grozić wstrzymaniem dostaw, zerwaniem umowy itd. Jeśli klient zapłaci – super, jeśli nie – zostaje niesmak i droga sądowa.

Tak wygląda batalia o odzyskanie swoich pieniędzy w przeciętnej firmie, w której nie ma opracowanej i wdrożonej polityki kredytowej i systemu do zarządzania należnościami. Jest za to chaos i niepewność: zapłacą, czy nie? Czy na koniec miesiąca będziemy mieli z czego zapłacić swoim pracownikom, dostawcom i ZUS-owi?

System do zarządzania należnościami, taki jak Finansea, to narzędzie, które porządkuje informacje, dokumenty i działania podejmowane w ramach monitoringu i windykacji należności. To oprogramowanie, które prowadzi pracowników krok po kroku przez ustaloną procedurę i zapewnia im wszystkie dane i narzędzia do wykonania określonej czynności: listę zadań na konkretny dzień, profil klienta i jego dane kontaktowe, historię jego zadłużenia, procedurę postępowania, szablony korespondencji, moduł EPU i KRD. By lepiej zarządzać pracą zespołu, aplikacja umożliwia rozdzielanie zadań według ustalonych algorytmów, jak również ustalanie zastępstw na czas nieobecności poszczególnych osób. Każdy aspekt zarządzania należnościami jest tu zaplanowany i realizowany zgodnie z ustaleniami. Nie ma miejsca na chaos, każdy pracownik wie, co, kiedy i jak ma zrobić.

Z punktu widzenia firmy i jej płynności finansowej aplikacja webowa Finansea to swego rodzaju system wczesnego ostrzegania. Pozwala na bieżąco monitorować stan należności, identyfikować problemy i szybko podejmować decyzje dotyczące odzyskiwania należności.