Czym jest windykacja należności i dlaczego będziemy uparcie ją łączyć z monitoringiem? Monitoring i windykacja to działania podejmowane przez firmy i instytucje w stosunku do klientów/kontrahentów w celu odzyskania należności za produkty lub świadczone usługi. Według słownika języka polskiego monitoring to „stała obserwacja i kontrola jakichś procesów lub zjawisk”, natomiast windykacja to „dochodzenie w sposób określony w przepisach swoich praw do rzeczy lub zapłaty”. Monitoring i windykacja to elementy strategii zarządzania należnościami firmy i wynikają z przyjętej polityki kredytowej.

Zarządzanie należnościami to proces, którego celem jest utrzymanie płynności finansowej firmy poprzez zapobieganie powstawaniu należności przeterminowanych i odzyskiwanie ich na drodze postępowania polubownego, sądowego i egzekucyjnego.

Podstawą całego systemu jest sprzedaż z odroczonym terminem płatności czyli popularny kredyt kupiecki. Firmy i instytucje decydując się na taką formę transakcji muszą się liczyć z tym, że klienci nie zawsze będą dotrzymywać terminu płatności, celowo lub nie, kredytując się w ten sposób kosztem dostawcy produktu lub usługi. Stąd ogromna rola opracowania strategii zarządzania należnościami, która określa zasady sprzedaży, warunki zapłaty, ustala limity kredytowe, zasady kredytowania kontrahentów, ustala podział kompetencji wśród osób odpowiedzialnych za poszczególne etapy zarządzania należnościami, jak również szczegółowe procedury postępowania, narzędzia i wskaźniki, które pozwalają na kontrolę efektywności.

Monitoring i windykacja należności powinny być traktowane jako nierozerwalna całość, system naczyń połączonych. Rolą monitoringu jest prewencja, stała kontrola nad spływem należności, dbanie o prawidłowy obieg dokumentów dotyczących sprzedaży, przypominanie klientom o zbliżającym się terminie zapłaty (telefon, wiadomość SMS, e-mail) – wszystkie te działania, które mają wpływ na to, że klient dotrzyma terminu na fakturze.

W momencie, gdy mija termin zapłaty, sprawa trafia do działu windykacji. Etap windykacji należności składa się z windykacji polubownej i przymusowej. Windykacja polubowna odbywa się bez udziału osób umocowanych prawnie do stosowania przymusu wobec dłużnika, główne działania to kontakt z klientem w celu wyjaśnienia przyczyny opóźnienia, ustalenia z nim terminu zapłaty, negocjacje. W przypadku niepowodzenia metod polubownych sprawa trafia do windykacji przymusowej, która zakłada udział osób umocowanych prawnie do stosowania przymusu wobec dłużnika (sędzia, komornik). Na każdym etapie windykacji wierzyciel może sprzedać przeterminowaną należność. Tylko od przyjętej strategii zarządzania należnościami zależy, czy i na jakim etapie przeterminowania należność zostanie sprzedana.

Im więcej czasu i uwagi firma poświęci na monitoring należności, tym mniej go straci na działania windykacyjne. A te są kosztowne i czasochłonne. Według autorów raportu „Doing Business in Poland 2015” proces odzyskiwania należności na drodze sądowej i egzekucyjnej trwa średnio 512 dni, obejmuje 33 różne procedury, a koszt postępowania stanowi 15,9% wartości przedmiotu sporu. Na tą wartość składają się koszty zastępstwa procesowego, koszty sądowe i koszty postępowania egzekucyjnego.

Już te wskaźniki pokazują, jak ważne są działania monitorujące i windykacja polubowna, która daje szansę na szybkie odzyskanie należności, bez ponoszenia dodatkowych kosztów.