Monitoring i windykacja należności to pojęcia, które funkcjonują w przestrzeni biznesowej i odpowiadają działaniom podejmowanym przez firmy i instytucje w stosunku do klientów/ kontrahentów w celu odzyskania należności za produkty lub świadczone usługi. Według słownika języka polskiego monitoring to „stała obserwacja i kontrola jakichś procesów lub zjawisk”, natomiast windykacja to „dochodzenie w sposób określony w przepisach swoich praw do rzeczy lub zapłaty”.

Przytoczone definicje wskazują zakres i charakter działań podejmowanych w ramach monitoringu i windykacji należności: stała aktywność, zorganizowana forma oraz istniejące ramy prawne. By lepiej zrozumieć ideę tych działań, konieczna jest świadomość tego, że są elementem większego systemu. Nie funkcjonują (a przynajmniej nie powinny) w oderwaniu od strategii firmy, są logiczną konsekwencją przyjętej polityki kredytowej i procesu zarządzania należnościami.

Zarządzanie należnościami to proces, którego celem jest utrzymanie płynności finansowej firmy poprzez zapobieganie powstawaniu należności przeterminowanych i odzyskiwanie ich na drodze postępowania polubownego, sądowego i egzekucyjnego.

O sukcesie zarządzania należnościami decydują działania podejmowane na długo przed powstaniem należności w systemie finansowym firmy. Im więcej czasu firma poświęca na opracowanie polityki kredytowej, zasad prewencji i strategii odzyskiwania należności, tym mniej go traci na przepychanki z nierzetelnymi klientami. Właśnie dlatego zarządzanie należnościami powinniśmy rozpatrywać w kategorii działań strategicznych oraz operacyjnych.

Działania strategiczne stanowią zaplecze procesu monitoringu i windykacji należności. To właśnie na tym etapie firma określa zasady sprzedaży, warunki zapłaty, ustala limity kredytowe, zasady kredytowania kontrahentów, ustala podział kompetencji wśród osób odpowiedzialnych za poszczególne etapy zarządzania należnościami. Do działań strategicznych należy również ustalenie zasad kontroli i mierzenia wyników prowadzonej polityki kredytowej. Jej założenia muszą być spójne ze strategią firmy i jej celami biznesowymi.

Działania operacyjne to core business monitoringu i windykacji i obejmują prewencję czyli ocenę i pomiar ryzyka transakcji, dostosowanie warunków transakcji do rodzaju i poziomu ryzyka kredytowego, monitorowanie należności nieprzeterminowanych i windykację należności. Działania operacyjne mają stworzyć warunki do szybkiej reakcji na wzrost ryzyka i ograniczyć ewentualne straty. Ważna jest również funkcja samokontrolna: dzięki monitoringowi należności firma jest w stanie ocenić efektywność swojej polityki kredytowej i w razie konieczności zweryfikować ją i dostosować do aktualnej sytuacji finansowej.

Monitoring i windykacja należności nie stanowią trzonu działalności firm produkcyjnych, handlowych czy usługowych. Dlatego też istnieją trzy modele organizacji tych działań: wewnętrzny, zewnętrzny i mieszany. W modelu wewnętrznym wszystkie działania z zakresu monitorowania i windykacji należności prowadzone są przez pracowników firmy – wewnętrznie. Już od firmy zależy, czy będzie to należało do kompetencji działu księgowości czy wyspecjalizowanego działu monitoringu i windykacji. W modelu zewnętrznym proces monitoringu i windykacji jest realizowany przez firmę zewnętrzną na zasadach outsourcingu. Model mieszany zakłada podział zadań pomiędzy firmę-wierzyciela a firmę zewnętrzną.

Etap windykacji należności składa się z windykacji polubownej i przymusowej. Windykacja polubowna odbywa się bez udziału osób umocowanych prawnie do stosowania przymusu wobec dłużnika, windykacja przymusowa zakłada udział takich osób (sędzia, komornik). Na każdym etapie windykacji wierzyciel może sprzedać przeterminowaną należność. Tylko od przyjętej strategii zarządzania należnościami zależy czy i na jakim etapie przeterminowania należność zostanie sprzedana.

Jak w praktyce wygląda windykacja należności?

Rozpoczyna ją etap windykacji polubownej, którego celem jest dobrowolne uregulowanie należności przez klienta/ dłużnika, przy minimalnym nakładzie czasu i środków. Pierwszy etap to monitoring należności przeterminowanych, który najczęściej trwa 30 dni od terminu zapłaty. W tym czasie trwa kontrola spływu należności, sprawdzana jest dokumentacja współpracy, która w przypadku skierowania sprawy do sądu będzie podstawowym dowodem. Po tym etapie następuje właściwa windykacja należności czyli kontakt z dłużnikiem i negocjowanie warunków spłaty. Etap ten trwa do 120 – 180 dni po terminie płatności.

Gdy metody polubowne nie przynoszą efektu, przedsiębiorca może dochodzić swoich roszczeń na drodze sądowej. Pierwszym krokiem jest uzyskanie tytułu egzekucyjnego, który po nadaniu mu klauzuli wykonalności staje się tytułem wykonawczym i uprawnia wierzyciela do wszczęcia i prowadzenia postępowania egzekucyjnego – egzekucji komorniczej.

Dochodzenie roszczeń na drodze sądowej i egzekucyjnej jest kosztowne i czasochłonne. Według autorów raportu „Doing Business in Poland 2015” proces ten trwa średnio 512 dni, obejmuje 33 różne procedury, a koszt postępowania stanowi 15,9% wartości przedmiotu sporu. Na tą wartość składają się koszty zastępstwa procesowego, koszty sądowe i koszty postępowania egzekucyjnego.

To pokazuje, jak ważny jest monitoring należności i windykacja polubowna – działania, które odbywają się bez angażowania aparatu przymusu i dużych środków oraz pozwalają odzyskać należność od klienta bez pogarszania relacji z nim. By te działania były skuteczne, muszą być dobrze zaplanowane i zgodne ze strategią firmy. Na tym polega rola zarządzania należnościami.