Monitoring i windykacja należności to proces zarządczy, zapewniający firmie płynność finansową, dzięki czemu mogą funkcjonować główne procesy firmy (produkcja, sprzedaż, usługi). Proces monitoringu i windykacji należności jest przykładem procesu biznesowego, który przekracza granice organizacyjne firmy i jest od niej niezależny, bowiem obejmuje swym zakresem zasoby z różnych działów:

  • dział księgowości: informacje o fakturach, saldach,
  • dział handlowy: informacje o klientach, historii transakcji,
  • dział prawny: dokumentacja dotycząca postępowania sądowego.

To przenikanie zasobów i kompetencji związanych z poszczególnymi działami stanowi naturalną przeszkodę w sprawnym przebiegu procesu. Zagubione faktury, przeoczone terminy i spory kompetencyjne – to obraz działań bez wizji i strategii.

Czym zatem jest proces? Dlaczego go potrzebujesz? Według twórców raportu „Dojrzałość procesowa polskich organizacji”

proces to logiczna sekwencja czynności, które mają przynieść oczekiwany efekt przy wykorzystaniu istniejących zasobów.

Zasobami procesu monitoringu i windykacji są ludzie i informacje, oczekiwanym efektem procesu jest zaś odzyskanie należności. Jak więc zapewnić optymalne warunki dla pomyślnej realizacji tej misji? Poprzez opracowanie strategii zarządzania należnościami i wdrożenie narzędzi, które pozwolą usystematyzować czynności. I tu mamy odpowiedź na pytanie, dlaczego potrzebujesz procesu monitoringu i windykacji. Potrzebujesz go, by usystematyzować chaotyczne działania i związane z nimi nieprzewidziane wydatki, potrzebujesz go, ponieważ da Ci standaryzację czynności, monitorowanie i mierzalność efektów. Logiczna sekwencja działań i postępowanie zgodnie z ustaloną procedurą sprawia, że wykonywanie poszczególnych czynności zajmuje mniej czasu.

Zarządzanie procesowe wiąże się z narzędziami informatycznymi, które pozwalają automatyzować czynności, analizować dane i realizować działania według ustalonego optymalnego schematu.
Pracownik odpowiedzialny za monitoring należności nie zastanawia się, co ma robić. System informatyczny prowadzi go krok po kroku przez procedurę, dostarczając na każdym etapie procesu wszystkie informacje niezbędne do wykonania danej czynności.

Rozwiązania informatyczne takie jak Finansea, oprócz dostarczania niezbędnych informacji umożliwiają automatyzację procesu i poszczególnych czynności, np. generowanie korespondencji, wysyłkę wiadomości e-mail lub SMS, przekazanie informacji do EPU lub KRD. Oprócz tego pozwalają na zarządzanie pracą zespołu poprzez przydzielanie zadań poszczególnym pracownikom zgodnie z ustalonym algorytmem, uwzględniając przy tym harmonogram urlopów i zastępstw. Dzięki temu system informatyczny obejmuje całość procesu monitoringu i windykacji i zapewnia kompletne środowisko do realizacji celu biznesowego.
Chcesz to zrobić dobrze? Zrób to procesowo.