Problem zatorów płatniczych jest powszechny i według różnych szacunków może dotykać 60-80% polskich firm. Szczególnie narażone są mikro, małe i średnie firmy, które w relacjach gospodarczych z dużymi podmiotami stoją na słabszej pozycji.

Kryzys gospodarczy wywołany pandemią tylko pogłębił to zjawisko. Coraz więcej firm kredytuje się kosztem swoich dostawców, opóźnia płatności i doprowadza do powstawania zatorów płatniczych u kolejnych podmiotów.

Prawie 60% firm przyznaje, że przeterminowane płatności są podstawowym powodem ich problemów strukturalnych. Wydatki na przeciwdziałanie opóźnieniom w płatnościach stanowią obecnie ok. 6% kosztów prowadzenia działalności gospodarczej.

Ustawa antyzatorowa

Obowiązująca od 1 stycznia 2020 r. ustawa o przeciwdziałaniu opóźnieniom w transakcjach handlowych pozwala w sposób systemowy kontrolować firmy podejrzane o tworzenie zatorów płatniczych. Znowelizowane przepisy umożliwiły rozszerzenie zakresu działań UOKiK i kładą nacisk na większe wykorzystanie narzędzi informatycznych do kontroli przepływów pieniężnych.

Tak zwana ustawa antyzatorowa ma na celu zwiększenie dyscypliny płatniczej w obrocie gospodarczym oraz wzmocnienie ochrony prawnej mikro, małych i średnich firm, które coraz częściej padają ofiarami zatorów płatniczych generowanych przez przedsiębiorstwa o statusie dużego płatnika.

Na tych ostatnich leży dodatkowy obowiązek corocznego publikowania raportu ze stosowanych przez siebie praktyk płatniczych. Pierwsze raporty będą składane w 2021 r. i mają być dostępne publicznie, by inne podmioty gospodarcze mogły sprawdzić, jak duże firmy realizują swoje zobowiązania oraz ocenić ryzyko wchodzenia z nimi w relacje biznesowe.

Co ważne, ustawodawca zakłada, że ofiary zatorów płatniczych nie będą karane, o ile wykażą należytą staranność i udowodnią, że zaległości w płatnościach nie są wynikiem ich złej woli.

Jak mogą to udowodnić?

Przedstawiając właściwie usystematyzowane dane i rzetelne informacje dotyczące przebiegu procesu płatności.

Kluczowa rola danych

Nowe przepisy mają skłonić firmy do większej systematyczności w monitorowaniu terminów płatności i kontrolowania, jak symetryczne względem siebie są ich zobowiązania i należności.

Dlaczego to jest ważne?

Ponieważ w sytuacji, gdy firma udowodni, że spływ należności ma bezpośredni wpływ na stan ich zobowiązań, UOKiK jest zobowiązany odstąpić od nałożenia kary i poprzestać na pouczeniu.

Firma podejrzana o tworzenie zatorów płatniczych musi zatem wykazać, że wartość nieotrzymanych w terminie wierzytelności jest co najmniej równa jej zobowiązaniom handlowym.

Jakich informacji i dokumentów może żądać Prezes UOKiK w trakcie postępowania?

W związku z prowadzonym postępowaniem Prezes UOKiK może zażądać przekazania koniecznych informacji i dokumentów. Ocena należy do organu, a nie do przedsiębiorcy, czy żądane informacje i dokumenty są niezbędne do realizacji ustawowych zadań, czy też nie. Prezes UOKiK może również żądać przekazania za pomocą środków komunikacji elektronicznej (np. ePUAP) lub na informatycznych nośnikach danych (np. płyty cd), całości lub części ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych prowadzonych przy użyciu programów komputerowych, w postaci elektronicznej o odpowiedniej strukturze logicznej.

Odpowiednia struktura logiczna. I tu dochodzimy do sedna problemu.

Narzędzia informatyczne

Firmy na co dzień korzystają z różnych systemów informatycznych, mają ustalone schematy działania i nie zawsze są w stanie szybko dotrzeć do kompletnych danych. Informacje niezbędne do przeprowadzenia kontroli transakcji płatniczych często są rozproszone i przez to ciężko jest je pogrupować zgodnie z zaleceniami UOKiK w odpowiednią strukturę logiczną.

Rozwiązaniem jest wdrożenie narzędzia informatycznego, które pozwala na pełną automatyzację, kontrolę i raportowanie procesu obsługi zarówno zobowiązań firmy, jak i należności. Pozwala to odpowiednio zgromadzić i zabezpieczyć informacje i dokumenty potwierdzające przebieg procesu płatności, również te dotyczące spornych faktur.

Najważniejsze funkcje systemu FINANSEA:

  • stały dostęp do aktualnych danych o stanie zobowiązań i należności,
  • możliwość tworzenia, modyfikacji i zatwierdzania transakcji płatniczych i procesów windykacyjnych,
  • możliwość grupowania i weryfikacji statusu kontrahentów (np. „duży płatnik”),
  • ewidencja daty otrzymania faktury – kluczowy czynnik przy ustalaniu terminu płatności,
  • kontrola i zarządzanie przepływem pracy,
  • automatyzacja zadań: wysyłka e-maili, sms-ów, wydruk korespondencji seryjnej,
  • funkcja „Wyjaśnienia” przydatna do obsługi faktur spornych,
  • pełna historia kontaktów z kontrahentami,
  • możliwość integracji z systemami do zarządzania przedsiębiorstwem i systemami zewnętrznymi: KRD, EPU,
  • raporty,
  • moduł odsetkowy,
  • praca zdalna.

Wdrożenie odpowiedniego narzędzia informatycznego uporządkuje kluczowe procesy i informacje w firmie i pozwoli uniknąć zarzutu o niedochowanie staranności w przestrzeganiu terminów zapłaty. Warto podkreślić, że ofiary zatorów płatniczych nie będą karane, o ile wykażą należytą staranność i udowodnią, że zaległości w płatnościach nie są wynikiem ich złej woli.

Szukasz odpowiedniego narzędzia do zarządzania przepływami finansowymi?

Skontaktuj się z nami.

Nasz analityk biznesowy jest do Twojej dyspozycji.

Napisz: info@bensarisoftware.pl

Zadzwoń: +48 530 755 228